Wanneer we werken met strakke deadlines en grote hoeveelheden werk, dan denken we niet als eerste aan projectmanagement. Maar het is essentieel om werktaken te prioriteren. Als je dat niet doet, dan kan dat funest zijn voor het hele project.
Om dit te voorkomen, moet je een systeem ontwikkelen voor het beheer van tijd en prioriteitsstelling. Een betrouwbare strategie voor prioriteitsstelling voor je werktaken kan je helpen om gefocust te blijven en je niet te laten afleiden.
Voordat we gaan kijken naar wat praktische manieren om taken te prioriteren, moeten we ons er eerst aan herinneren waarom dit überhaupt zo belangrijk is.
Waarom is het belangrijk om werktaken te prioriteren?
Het kan vandaag de dag soms verleidelijk zijn om meerdere items op je takenlijst tegelijkertijd uit te voeren. Maar dit kan overweldigend zijn. Waarmee begin je bijvoorbeeld?
Als je geen prioriteiten stelt aan taken, lijkt het misschien makkelijker om de eenvoudige of niet urgente taken eerst te doen. Maar het kan verraderlijk zijn om de korte, eenvoudige taken eerst te doen. En wanneer het eindelijk tijd is voor de belangrijke of urgente taken, ben je uitgeput.
Het kan lastig zijn om de werkdruk onder controle te houden als je de verkeerde dingen op het verkeerde moment doet. Het lijkt alsof je productief bent wanneer je veel kleine taken afrondt, maar dat kan een negatief effect op je efficiëntie hebben. Het kan langer duren voordat je een project hebt afgerond omdat je prioriteit hebt gegeven aan de verkeerde taken.
5 tips om taken te prioriteren
Niemand vindt het leuk om deadlines te missen. Daarom is het essentieel om taken te prioriteren. Daardoor kun je gefocust blijven, je tijd efficiënt benutten en uiteindelijk je beste werk gedaan krijgen.
Laten we eens kijken naar vijf praktische methodes om taken te prioriteren.
1. Identificeer wat belangrijk is en wat urgent is
Belangrijke taken moeten op je takenlijst staan omdat ze essentieel zijn voor de langetermijndoelen of strategie van je project, maar niet tijdgevoelig zijn. Deze taken kunnen noodzakelijke dagelijkse taken zijn of taken met een deadline die verder op de tijdlijn van het project staan.
Urgente taken kunnen daarentegen taken zijn waarvoor onmiddellijke actie vereist is. Je kunt het je niet veroorloven deze taken over te slaan, want als je deze taken niet direct uitvoert, dan kan dat negatieve gevolgen hebben voor het project of je team.
Onderscheid maken tussen belangrijke taken en urgente taken is de eerste stap in je werk prioriteren. Zodra je weet aan welke taken je als eerst moet werken, kun je de juiste tools en methodes implementeren zodat je gefocust kunt blijven.
2. Multitask niet
Te veel concurrerende prioriteiten en complexe taken in je schema kunnen zorgen voor een burn-out. Richt je op één taak tegelijkertijd zodat je die je volledige aandacht kunt geven. Je zult jezelf later dankbaar zijn wanneer je je werk naloopt en minder wijzigingen hoeft door te voeren.
Dit is een eenvoudige en effectieve methode om je efficiëntie te verbeteren. Als we concurrerende prioriteiten hebben, dan voelen velen van ons de behoefte om honderden tabbladen in onze browsers open te hebben om ervoor te zorgen dat we voor het geval dat alles bij de hand hebben.
In plaats daarvan kun je overwegen om je projectbestanden, links, e-mails en andere materiaal in groepen op te delen die je zo kunt terugvinden wanneer je ze nodig hebt.
In Dropbox Dash noemen we deze groepen 'stacks', die AI gebruiken om jou en je materiaal van al je apps en je browser op één plek te houden. Stacks gebruiken vervolgens AI om jou en je materiaal georganiseerd te houden zodat je je meer kunt richten op het 'wat' en 'hoe' je je belangrijke werk af kunt krijgen, in plaats van het 'waar'.
3. Maak een schema en hou je daaraan
Een duidelijk schema kan je helpen je tijd effectief te plannen, beheren en toewijzen. Het dient als een richtlijn en geeft aan welke taken af moeten zijn aan het einde van de dag, week of maand.
Een door AI-aangestuurde gecentraliseerde tool als Dropbox Dash kan je helpen je werkdag op een centrale pagina te houden. In Dropbox Dash kun je op één duidelijk tabblad zien welke vergaderingen je moet bijwonen, welke bestanden je nodig hebt en welke projecten prioriteit krijgen.
AI neemt het vervelende handmatige proces van het doorzoeken van meerdere agenda's, takenlijsten en herinneringen om je planning in te stellen weg. Alles is naadloos geïntegreerd in een centraal platform dat persoonlijke aanbevelingen biedt die passen bij je workflow.
4. Zet een prioriteitensysteem voor het hele team op
Je werk gebeurt niet afgezonderd. Als je in een team werkt dat waarde hecht aan samenwerken, dan kan een duidelijk prioriteitensysteem helpen om mogelijke problemen te voorkomen met miscommunicatie rond deadlines, de omvang van het werk en toegewezen taken.
Als je prioriteit geeft aan projectwerk als een team, dan kun je taken toewijzen aan teamleden op basis van wie de tijd, kennis en ervaring ervoor heeft. Op die manier kun je je aandacht richten op de urgente en belangrijke taken waarvoor onmiddellijk actie moet worden ondernomen.
5. Beheer je afleidingen
Soms lijkt de oplossing voor het vinden van een eenvoudig bestand of informatie rondkijken op je bureaublad of in je browser en het doorzoeken van je vele apps, tabbladen en tools. Maar met zoveel tegelijkertijd open, kun je snel afgeleid raken. Misschien kom je in de verleiding om dat verzoek van een collega te beantwoorden of wil je je persoonlijke e-mail even bekijken.
In plaats van tussen apps wisselen en afgeleid raken, kun je tijd besparen en de afleidingen wegnemen met een universele zoektool die je alles helpt te vinden vanaf een enkele zoekbalk.
Bespaar niet alleen tijd, maar benut die ook efficiënt
Dropbox werkt samen met de tools die je elke dag gebruikt zodat je je beter kunt concentreren op je werk en belangrijke ideeën.
Minimaliseer de tijd die je besteedt aan vervelende administratieve taken en alledaagse activiteiten en richt je energie en creativiteit op wat er echt toedoet zodat je sneller en niet harder kunt werken.
